Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist am 25. Mai 2018 in Kraft getreten. Sie stellt in erster Linie die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von Daten, die Verarbeitung nach Treu und Glauben sowie die Transparenz der Datenverarbeitung sicher. Sie muss zweckgebunden sein, sicher und korrekt. Die verarbeiteten Daten müssen auf ein Minimum begrenzt werden und sollen ein „Ablaufdatum“ haben. Daten dürfen auch nur unter ganz bestimmten Bedingungen an Dritte weitergegeben werden.
Die Verarbeitung von Daten ist insbesondere dann rechtmäßig, wenn eine Einwilligung der betreffenden Personen vorliegt oder wenn dadurch ein Vertrag erfüllt wird. Auch bei einem öffentlichen Interesse oder einem berechtigten Interesse des Verantwortlichen liegt diese Rechtmäßigkeit vor.
Auskunftspflicht
Das Katholische Bildungswerk hat Maßnahmen ergriffen, um der neuen DSGVO zu entsprechen. Wir haben in unserer Servicestelle ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten angelegt, das uns eine gesetzeskonforme Auskunftsfähigkeit ermöglicht.
Newsletter
Unser Newsletter richtet sich an Vereinsmitglieder: die BildungswerksleiterInnen, Teammitglieder und an die ReferentInnen. Damit besteht ein rechtlicher Grund für diese Zusendung. Eine sogenannte „Opt-Out“-Möglichkeit ist auf jedem Newsletter vorhanden: man kann ihn also jederzeit abbestellen.
Was bedeutet das vor Ort?
Bei Vereinen wie dem Katholischen Bildungswerk sind auch die Vereinsmitglieder – in unserem Fall BildungswerksleiterInnen, Teammitglieder und ReferentInnen – von der DSGV betroffen. Sie gilt auch vor Ort. Das bedeutet, dass auch BildungswerksleiterInnen und ReferentInnen mit ihren personenbezogenen Daten gesetzeskonform umgehen müssen. Das kann etwa das Versenden von Infomails über Veranstaltungen betreffen. Wenn eine E-Mail an mehrere Empfänger gesendet werden soll, sollen die Empfänger nicht sehen, wer aller diese Nachricht erhalten hat. Dies kann durch Senden der E-Mail an BCC-Empfänger („Blindkopie“) erreicht werden oder durch Einsatz von Mailinglisten oder einer Newsletter Software.
Viele Bildungswerke haben im Lauf der Zeit Adresslisten angelegt. Wenn beispielsweise bei einer Veranstaltung Adresslisten herumgereicht werden, müssen diese auf alle Fälle zur Dokumentation aufbewahrt werden.Wichtig ist, dass die Daten (inklusive Backups) zuhause so aufbewahrt werden, dass nur die berechtigte Person Zugang dazu hat. Also: etwa bei Familien-Computern einen geschützten Bereich anlegen! Das Land Vorarlberg hat für Vereine einen Leitfaden zur DSGVO herausgegeben, der euch für vertiefende Fragen gute und verlässliche Auskunft gibt.
Verpflichtungserklärung
Als Mitglieder des Vereins „Katholisches Bildungswerk Vorarlberg“ arbeitet ihr auch mit personenbezogenen Daten (Teilnehmer- und Adresslisten, Mailings etc.). Um der DSGVO als Verein zu entsprechen, benötigen wir von euch als Vereinsmitglieder eine Erklärung, dass ihr mit den euch anvertrauten Daten der Verordnung entsprechend umgeht. Wir bitten euch daher, diese Verpflichtungserklärung zu unterschreiben und an uns zu schicken. Eine ausgedruckte Fassung findet ihr in der Beilage oder wird euch bei Bedarf zugesandt.
Wenn ihr Fragen rund um die DSGVO habt, stehen wir euch gerne telefonisch oder über Mail zur Verfügung. Gerne könnt ihr auch bei uns im Diözesanhaus vorbeikommen.
T 05522 3485-144
E kbw@kath-kirche-vorarlberg.at
Download Verpflichtungserklärung in der rechten Spalte unter "Links und Dateien".